Ce retour d’expérience est issu d’échanges avec une équipe d’Architecture d’Entreprise d’un grand service public français. Pour des enjeux de confidentialité, l’organisation et les interlocuteurs ont été anonymisés.
Comment maintenir une cartographie fiable d’un système d’information composé de plusieurs centaines d’applications, tout en donnant aux équipes de transformation la liberté nécessaire pour imaginer son évolution ?
C’est la problématique à laquelle est confronté ce grand service public français, qui s’appuie sur Obeo SmartEA pour mettre en œuvre une démarche d’Architecture d’Entreprise Continue.
Son approche repose sur deux usages complémentaires. D’un côté, un référentiel décrivant l’architecture existante, largement alimenté de manière automatique. De l’autre, des pratiques de modélisation plus légères permettant aux équipes de transformation de concevoir et partager les architectures cibles. Ces deux pratiques ont été adossées à un mécanisme de génération automatique de livrables.
Cette organisation permet de préserver la qualité du référentiel tout en laissant aux projets la souplesse nécessaire pour explorer les transformations à venir.
« Le référentiel de l’existant constitue notre socle. Nous avons fait le choix de le préserver des travaux exploratoires menés dans le cadre des transformations. »
Industrialiser la cartographie de l’existant
Le référentiel d’architecture constitue le socle de la démarche. Il décrit notamment les applications, leurs dépendances, les données qu’elles manipulent et certains éléments relatifs à la dette technologique.
Ces informations sont ensuite restituées dans Obeo SmartEA au travers de catalogues et de diagrammes générés automatiquement.
Mais maintenir manuellement un tel volume d’informations serait particulièrement coûteux. L’organisation a donc fait le choix d’automatiser au maximum l’alimentation du référentiel.
Les données proviennent principalement de sources existantes dans le système d’information, comme la CMDB, les dossiers d’architecture ou d’autres référentiels spécialisés. Des mécanismes d’import et d’export, notamment basés sur Excel, permettent de synchroniser régulièrement ces informations avec Obeo SmartEA.
La modélisation manuelle devient ainsi marginale.
« Notre objectif est de limiter au maximum la modélisation manuelle. Les informations sont récupérées depuis leurs sources, puis les représentations dont nous avons besoin sont générées automatiquement. »
Cette approche présente un double avantage. Elle réduit l’effort nécessaire pour maintenir la cartographie et rapproche la donnée d’architecture de ses véritables sources de référence.
Il arrive néanmoins que l’exploitation des informations dans SmartEA fasse apparaître des données incomplètes ou incorrectes. Certaines corrections peuvent alors être réalisées temporairement dans le référentiel d’architecture, avant d’être réintégrées dans leur source d’origine.
Le référentiel ne sert pas uniquement à décrire l’existant. Il permet également de rendre visibles les transformations en cours. Des work packages matérialisent ces transformations et des plateaux permettent de représenter différents états stables du système d’information au cours de son évolution.
Automatiser la production de livrables
La cartographie du système d’information répond également à des enjeux de gouvernance, de conformité et d’audit.
En tant que service public, l’organisation doit pouvoir documenter précisément son système d’information et en partager une vision structurée avec différentes parties prenantes.
Pour répondre à ces besoins, les informations contenues dans Obeo SmartEA sont utilisées pour générer automatiquement des documents pouvant atteindre plusieurs centaines de pages.
« Nous devons régulièrement produire des documents très détaillés à partir de notre architecture. Avec un modèle de référence et une génération documentaire automatisée, nous pouvons produire ces livrables directement à partir des informations du référentiel. »
Le modèle d’architecture devient ainsi une source à partir de laquelle plusieurs formes de restitution peuvent être produites, qu’il s’agisse de catalogues, de diagrammes ou de documents.
Cette capacité à centraliser puis à rendre visibles les informations a également suscité l’intérêt d’autres acteurs de l’organisation, notamment les équipes chargées de la sécurité.
L’exploitation du référentiel a par exemple permis d’identifier certaines informations nécessitant une attention particulière concernant la gestion ou la sécurisation des données.
Rendre les données visibles pour améliorer leur qualité
Un autre effet, moins évident au départ, est apparu progressivement : plus une donnée est visible, plus sa qualité devient un sujet collectif.
Lorsqu’une information issue d’un référentiel est uniquement consultée par l’équipe qui la produit, certaines erreurs peuvent passer relativement inaperçues. Lorsqu’elle est réutilisée dans des catalogues, des diagrammes ou des documents diffusés plus largement, la situation change.
« Rendre les données visibles change le regard que les équipes portent sur leur qualité. Lorsqu’elles voient leurs propres informations réutilisées dans le référentiel, elles sont naturellement plus attentives à leur mise à jour. »
SmartEA joue alors un rôle qui dépasse la simple cartographie. En donnant de la visibilité aux informations provenant de différentes sources, le référentiel contribue à créer une boucle d’amélioration de la qualité des données.
Les responsables des référentiels sources peuvent identifier plus facilement les incohérences et reprendre la main sur leur correction.
Faciliter les transformations avec des représentations simples
Les besoins sont différents lorsqu’il s’agit non plus de représenter l’existant, mais d’imaginer l’architecture de demain.
Les équipes chargées des transformations utilisent également Obeo SmartEA, mais avec une approche volontairement plus légère.
L’objectif n’est pas de reproduire l’intégralité du référentiel existant pour chaque projet. Il s’agit plutôt de disposer des éléments nécessaires pour formaliser rapidement une architecture cible et en discuter collectivement.
Pour cela, les équipes s’appuient sur un sous-ensemble volontairement restreint du langage ArchiMate. La palette proposée aux utilisateurs est simplifiée afin de faciliter la modélisation et de se concentrer sur les concepts réellement utiles dans les ateliers.
« Nous avons volontairement réduit le nombre de concepts proposés aux équipes. L’objectif est de pouvoir construire rapidement des représentations compréhensibles et de concentrer les échanges sur les décisions d’architecture. »
Les capacités graphiques de SmartEA sont ainsi utilisées pour créer rapidement des diagrammes expressifs. Ils permettent de formaliser une architecture dans un format propice à la discussion, à la communication et à la documentation.
« Le diagramme est d’abord un support de discussion. Il nous aide à partager une même représentation et à aligner plus rapidement les différentes parties prenantes. »
Articuler référentiel et usages projets
Ce retour d’expérience met également en évidence un point important : tous les modèles d’architecture n’ont pas nécessairement vocation à avoir le même cycle de vie.
Le référentiel de l’existant est conçu pour durer. Il doit être alimenté, actualisé et rester cohérent dans le temps.
Les modèles utilisés pendant les transformations peuvent répondre à une logique différente. Certains servent à préparer un atelier, formaliser une décision ou produire un document. Une fois cet objectif atteint, leur maintien n’est pas toujours nécessaire.
« Certains modèles répondent à un besoin ponctuel, par exemple pour un atelier ou un document. Leur valeur réside avant tout dans les échanges et les décisions qu’ils permettent à ce moment-là. »
Cette distinction permet de ne pas imposer les mêmes contraintes à tous les usages de l’Architecture d’Entreprise.
Elle montre aussi l’intérêt d’une plateforme capable de couvrir deux besoins complémentaires : maintenir une connaissance structurée du système d’information et fournir un support graphique efficace pour penser ses transformations.
Simplifier pour favoriser l’adoption
Un autre enseignement de cette expérience concerne la simplicité.
Pour les équipes de transformation, proposer l’ensemble des concepts disponibles dans un langage comme ArchiMate n’est pas nécessairement synonyme de valeur. Une palette volontairement réduite permet au contraire de diminuer la barrière à l’entrée.
Les utilisateurs peuvent se concentrer sur les questions d’architecture plutôt que sur la maîtrise d’un langage de modélisation.
Cette approche ne cherche pas non plus à faire disparaître le besoin de « dessiner » pendant un atelier. Elle vise plutôt à lui donner un cadre.
Un diagramme peut rester rapide à produire et facile à modifier, tout en reposant sur des concepts partagés et en pouvant être réutilisé dans d’autres supports.
Du référentiel à un outil de partage
Ce retour d’expérience montre finalement deux manières complémentaires d’utiliser Obeo SmartEA.
La première consiste à industrialiser la connaissance du système d’information. Les données sont récupérées depuis différentes sources, consolidées dans un modèle commun, puis restituées automatiquement sous forme de catalogues, de diagrammes ou de documents.
La seconde consiste à mettre la modélisation au service des transformations. Avec un langage et une palette adaptés aux besoins des utilisateurs, les équipes peuvent produire rapidement des représentations compréhensibles pour explorer une architecture cible et faciliter les décisions.
Dans les deux cas, un même principe se dégage : la valeur du référentiel ne vient pas uniquement de la quantité d’informations qu’il contient, mais surtout de sa capacité à les rendre accessibles, compréhensibles et utiles aux différentes parties prenantes.
L’Architecture d’Entreprise devient alors moins un exercice de documentation qu’un moyen de partager une compréhension commune du système d’information et de ses transformations.