L’Architecture d’Entreprise est une démarche désormais bien établie pour transformer une entreprise. Qu’il s’agisse de mettre en place une nouvelle organisation, de faire évoluer des processus métiers ou de déployer de nouveaux outils numériques.
Dans le cadre de cette démarche, l’architecte est amené à cartographier l’entreprise, décrire des cibles et proposer des trajectoires. Les modélisations réalisées reposent le plus souvent sur des concepts classiques : processus, acteurs, rôles, services, interfaces, données, applications, flux, etc.
Dans cette démarche de modélisation, il existe pourtant un concept qui reste à notre avis sous-utilisé : les capacités métier. Celle-ci sont pourtant essentielles dans une démarche d’Architecture d’Entreprise. Elles facilitent en effet le dialogue entre les différents acteurs d’un projet de transformation en recentrant les échanges autours des enjeux stratégiques de l’entreprise, et en mettant en évidence les écarts à combler pour atteindre les objectifs visés.
Nous allons voir dans cet article à quoi correspondent les capacités métier d’une entreprise, ce que leur modélisation apporte dans le cadre d’une transformation d’entreprise, et surtout, comment les identifier.
Nous verrons ensuite comment ce concept de capacité métier est supporté dans l’outil Obeo SmartEA, les représentations graphiques qui peuvent être réalisées et enfin le type d’analyses que l’outil permet de réaliser à partir des capacités modélisées.
Qu’est-ce qu’une capacité métier ?
Les capacités métiers définissent les aptitudes qu’une organisation doit posséder / utiliser pour réaliser son activité. Elles regroupent de manière macroscopique les acteurs, les actifs et les modes opératoires. Ce qui permet d’avoir un objet ‘pivot’ permettant la discussion avec le plus grand nombre. Selon les préoccupations chacun va trouver dans une capacité métier la partie qui le concerne. Elle représente naturellement la base des discussion d’architecture d’entreprise. Leur modification, création ou conservation construisant la trajectoire de transformation.
Voici par exemples quelques-unes des capacités d’une agence de voyage :
- L’agence est capable de Vendre des voyages en ligne
- L’agence est capable de Gérer le catalogue d’offres
- L’agence est capable de Promouvoir des offres
Les capacités peuvent être décrites de manière hiérarchique, afin de les affiner. Par exemple, la capacité “Envoyer des emailings” pourrait être considérée comme une sous-capacité de “Gérer la relation client”, à laquelle pourrait être ajoutée une sous-capacité “Gérer les données clients” :
- Gérer la relation client
- Gérer les données clients
- Envoyer des emailings
Dans le principe, une capacité correspond à un ensemble de processus exécutés par un groupe de personnes à l’aide de ressources de l’entreprise.
Le standard ArchiMate spécifie ainsi qu’une capacité peut être “réalisée par une combinaison de personnes, processus, données et technologies”.
Exemple :
L’ensemble des capacités métier d’une entreprise forme ce qu’on appelle une Carte des Capacités.
D’une certaine façon, c’est un descendant du fameux POS (Plan d’Occupation des Sols) utilisé dans une démarche d’urbanisation du système d’information. A la différence que les capacités sont plus orientées vers le métier et y incluent d’autres actifs tels que les processus ou les rôles.
En terme d’organisation également, là où le POS impose que les éléments soient classés dans un seul emplacement, les capacités différentes peuvent se partager des éléments communs (applications, processus, données, …).
Enfin, alors qu’un POS se doit être complet pour être utilisable, une carte de capacité peut être établie de manière progressive, en fonction des besoins et des priorités.
Pourquoi modéliser les Capacités Métier ?
Dérivant des choix stratégiques, les capacités offrent une certaine stabilité au sein du modèle de l’entreprise. Alors que celui-ci évolue régulièrement au fil des transformations.
En reliant les capacités aux éléments de plus bas niveau (applications, processus, données, etc…) l’architecte d’entreprise établit ainsi une traçabilité depuis les grandes orientations stratégiques jusqu’aux éléments opérationnels. D’un point de vue descendant, les capacités peuvent servir de point de d’entrée à un portefeuille de ressources (“Quelles sont les ressources de mon entreprise qui servent cet objectif stratégique ?). Tandis que d’un point de vue ascendant, elles permettent de justifier l’existence de certaines ressources (“A quels objectifs stratégiques répondent cette ressource” ?) et de les mettre en relation avec d’autres aspects stratégiques telles que les notions de chaînes de valeurs et de schémas directeurs.
L’approche par Capacités Métier est donc l’un des piliers de l’Architecture d’Entreprise car, en reliant les facteurs humains (acteurs, équipes, compétences, ...), ressources (locaux, logiciels, machines, véhicules, …) et processus (modes opératoires), elle facilite les échanges entre les métiers et le SI.
Par ailleurs, en étant en prise directe avec la stratégie d’entreprise, ces échanges permettent de se focaliser sur l’essentiel : identifier les transformations à mettre en place pour atteindre les objectifs visés.
Prenons le cas, d’un fabricant de matériaux de construction qui souhaite se diversifier en lançant deux nouvelles lignes de produits. Une analyse par capacités va l’aider à formaliser les différences entre chaque ligne de produit, en terme de processus, d’acteurs et de ressources. Chaque différence en terme de compétences, de mode opératoire dans la fabrication/réalisation ou dans le canal de distribution, en direct ou via des distributeurs, induit une nouvelle capacité.
Le nombre maximum de combinaisons possibles pour produire les trois gammes étant de neuf (trois ensembles de processus, trois organisations, trois groupes de ressources), le rôle de l’architecte est de travailler sur ces différentes combinaisons pour identifier les mutualisations possibles et ainsi déduire le nombre optimal de capacités.
Cette approche l’oblige à réfléchir aux similitudes et aux différences (production, support, vente, …), à mutualiser ce qui peut l’être (matériels, formations, logiciels, infrastructures, …) et à mieux évaluer les investissements propres à chaque ligne de produit. Les capacités permettent ainsi de raisonner sur l’activité de l’entreprise et de là, en déduire les éventuelles transformations (réorganisation, développement de nouvelles applications, …).
En analysant les capacités et la façon dont elles se déclinent dans l’entreprise, il est donc possible d’évaluer si l’organisation et le SI sont bien alignés sur les objectifs. Et si ce n’est pas le cas, faut-il agir en priorité sur les processus ? Sur les applications ? Sur les deux ? Existe t-il des redondances à éliminer ? Des capacités à renforcer ?
Par rapport au SI, les capacités permettent de se poser les bonnes questions. Un logiciel pour qui ? Pour quoi faire ? Pour traiter quelles données ? Avec quel mode opératoire ? Mais grâce à une analyse par Capacités, cette réflexion s’effectue en meilleure synergie avec les métiers. Le rôle de la DSI est de délivrer une solution opérante, pour laquelle les métiers auront en charge de former les utilisateurs, organiser et conduire le changement.
D’un point de vue budgétaire, cette approche permet aussi d’arbitrer des choix de manière éclairée, en identifiant mieux les impacts des évolutions qui affectent chaque capacité. On peut ainsi détecter plus facilement des incohérences. Comme lorsque que le poids stratégique d’une capacité augmente alors que le budget cumulé alloué à ses services humains et informatiques diminue.
Dans une approche d’Architecture d’Entreprise qui intègre les capacités métier, il est plus facile de communiquer avec les instances dirigeantes de l’entreprise pour expliquer les risques que certaines décisions font prendre sur certaines capacités essentielles (factorisation ou externalisation excessive d’actifs, de personnes, redondance inutiles de certaines ressources, …).
Une évolution de la stratégie peut également faire émerger de nouvelles capacités métier pour laquelle l’entreprise n’est pas encore prête. La modélisation, permet alors de tracer les moyens à mettre en œuvre et de proposer des trajectoires pour rendre opérationnelles ces nouvelles capacités.
Bien identifier les Capacités Métier
Souvent les capacités reflètent l’organisation interne de l’entreprise en services, telle qu’ils sont décrits dans l’organigramme RH. Pour autant, il est fondamental de se détacher de cette vision, car une capacité de l’entreprise peut perdurer alors même que l’organisation permettant de la satisfaire évolue. Puisque c’est justement la force d’une entreprise que de savoir s’adapter pour maintenir une capacité !
Pour bien identifier les capacités, il est donc important de savoir distinguer les trois dimensions qui les caractérisent :
- qui : des acteurs ou des rôles
- comment : des processus
- avec quels actifs : implantations, interfaces, composants applicatifs, technologies, …
Il suffit que cette combinaison diffère sur au moins un de ces trois critères pour considérer qu’il s’agit d’une capacité différente, qu’il convient alors de décrire en tant que telle.
Par exemple, dans l’exemple précédent de l’entreprise confrontée au lancement de deux nouvelles gammes de produit, si une des deux nouvelles gammes est une simple variation de la première, impliquant les mêmes équipes, les mêmes processus et les mêmes outils, on pourra considérer qu’il s’agit de la même capacité.
Par contre, s’il s’avère qu’il faut acheter de nouvelles machines, il faut alors la considérer comme une nouvelle capacité. De même, si la fabrication nécessite du nouveau personnel possédant un nouveau savoir-faire. Ou alors que le marché adressé est différent et nécessite de revoir le processus de vente.
Lorsque l’on identifie une capacité, il est donc important de se poser la question de son unicité, selon les trois critères qui la déterminent : qui ? comment ? avec quelles ressources ? D’autant plus quand il s’agit d’une nouvelle capacité déployer. Car en ne descendant pas à un niveau de granularité suffisamment fin, on peut passer à côté des cas particuliers qui nécessiteraient de mettre en place des solutions plus spécifiques. On prend alors le risque de mettre en place des processus ou des logiciels inadaptés et de devoir gérer à posteriori les cas particuliers.
A contrario, est-ce vraiment utile de modéliser toutes les capacités de l’entreprise ? Non, car il est primordial de ne pas tomber dans de la sur-modélisation. La démarche doit toujours être guidée par un objectif principal : aider à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Une carte des capacités doit donc contenir en priorité les capacités métiers essentielles ou de haut niveau. Elles définissent les composants des activités uniques et indépendants les uns des autres, c’est à dire les activités cœur de métier. Elles sont stratégiques et varient peu dans le temps. A ce titre, les capacités sont souvent les éléments principaux maîtrisés par le PDG d’une entreprise car elles lui permettent de faire des choix structurants sans rentrer dans des détails internes aux services.
Par exemple, les capacités liées à l’innovation sont essentielles car elles sont importantes sur le long terme. Un budget leur est généralement assigné de façon indépendante pour diminuer la pression de la part des activités opérationnelles.
Les capacités essentielles sont généralement celles qui correspondent au savoir-faire de l’entreprise, celles qui la différencient par rapport à la concurrence. Elles sont rarement externalisées auprès de partenaires ou de sous-traitants.
Ces capacités essentielles, lorsqu’elles font l’objet d’une transformation ou d’une mise en place sur une longue durée, doivent être décomposées de manière suffisamment fine pour pouvoir visualiser la cible à atteindre et les différentes étapes. Le temps est donc le quatrième critère de décomposition d'une capacité.
Une fois les capacités essentielles bien identifiées, les autres capacités telles que les fournitures et les fonctions support peuvent ensuite être modélisées. Voici quelques exemples de capacités secondaires :
- Accueillir des clients,
- Facturer,
- Gérer administrativement les employés…
Outiller la gestion des capacités
Pour gérer efficacement des capacités il est nécessaire de s’appuyer sur un véritable outil de modélisation. En effet, un simple outil de dessin tel que Powerpoint ou Visio ne permet de vérifier ni la validité ni la cohérence des informations saisies, encore moins de les exploiter automatiquement.
Un outil de modélisation tel que Obeo SmartEA propose un ensemble de fonctionnalités qui permettent de réellement gérer les capacités : leur saisie, la création de représentations adaptées au besoin, la traçabilité avec d’autres éléments d’architecture, et enfin leur exploitation à des fins d’analyse.
Les capacités peuvent être saisies de plusieurs façons : depuis un diagramme, depuis l’explorateur du référentiel, ou par import de données.
Pour créer une capacité depuis un diagramme, Obeo SmartEA propose un item dédié dans la palette graphique. En cliquant sur cet item, l’utilisateur peut créer des capacités sur un diagramme. Depuis le diagramme il est également possible de créer une imbrication de capacités, soit en créant des liens de composition grâce à la palette, ou tout simplement en déposant une capacité sur une autre : l’outil propose alors de créer automatiquement un lien entre les deux objets.
Lorsqu’une capacité est créée sur un diagramme elle vient automatiquement enrichir le référentiel et devient visible dans l’explorateur du modèle. Depuis cet explorateur, il est également possible de créer des capacités.
Ces capacités peuvent être organisées librement, selon les besoins, à l’aide de dossiers et de sous-dossiers.
Enfin, pour faciliter leur saisie, il est aussi possible depuis un dossier d’importer une liste de capacités présentes dans un fichier Excel.
Une fois dans le référentiel, les capacités peuvent être déposées sur un diagramme. De cette façon une même capacité peut ainsi apparaître sur plusieurs diagrammes simultanément.
Par exemple, en plus de créer un diagramme global qui positionne l’ensemble des capacités les unes par rapport aux autres (voir ci-dessus), nous conseillons également de créer un diagramme par capacité qui montre les liens de traçabilité avec les autres éléments d’architecture.
Pour créer facilement ce type de représentation graphique, Obeo SmartEA fournit un outil d’analyse d’impacts qui permet de parcourir le référentiel à partir des relations entre les objets : un double-clic sur un élément affiche automatiquement les éléments entrants et sortants. Le résultat peut être déposé directement sur un diagramme ArchiMate pour construire une vue persistante.
La création de ces différents niveaux de diagrammes facilite la gestion des capacités en offrant à la fois une vue globale et des vues détaillées. Ces deux types de représentations permettent également de mieux échanger avec les autres personnes de l’entreprise concernées par ces capacités. Et donc de s’assurer de leur pertinence.
De base une capacité est caractérisée par un nom et éventuellement une documentation textuelle. Mais dans une approche stratégique, il peut être utile d’y associer des informations plus précises permettant une analyse plus fine.
Avec Obeo SmartEA, il est possible d’associer librement des données supplémentaires, sous la forme de clés-valeurs, qui correspondent à des besoins d’analyse bien précis.
Par exemple, pour évaluer les capacités par rapport au niveau d’investissement qu’elles requièrent et de leur importance stratégique, l’architecte d’entreprise peut décider d’ajouter deux champs sur chaque capacité :
- Un entier “Investment”
- Un booléen “Strategic”
Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour effectuer des analyses.
Il peut s’agir de requêtes. Par exemple, quelles sont les capacités stratégiques dont le montant dépasse 500K€ ? Obeo SmartEA permet de construire ce type de requête pour remonter automatiquement les éléments du référentiel qui correspondent à certains critères. Le résultat peut ensuite être exporté dans un tableau Excel.
Il est également possible d’effectuer ce type d’analyse de manière graphique. Pour cela, Obeo SmartEA permet de construire des diagrammes dont le contenu et le rendu sont calculés automatiquement.
Par exemple, le diagramme ci-dessous calcule l’ensemble des capacités ainsi que leurs imbrications. Si une capacité est créée par ailleurs, elle sera automatiquement ajoutée à ce diagramme.
Les couleurs des capacités sont dépendantes de l’investissement correspondant (déduit de la propriété “Investment”). Dans ce diagramme, ces couleurs ne sont visibles que sur demande : un calque a été défini pour chaque niveau d’investissement, et les couleurs ne sont appliquées que lorsque le calque correspondant est activé par l’utilisateur.
Sur ce diagramme, il est également possible de montrer graphiquement si une capacité est stratégique (propriété “Strategic”), quel que soit son budget associé, en la représentant avec un bord gras.
Pour répondre à des préoccupation ‘processus’, il est également possible de générer une vue dynamique des capacités montrant leur enchainement. Cette vue apporte une vision dynamique simple du fonctionnement de l’entreprise.
Conclusion
L’utilisation des capacités est intéressante car elle améliore les synergies entre les métiers et la DSI. En montrant aux responsables les Capacités, l’Architecture d’Entreprise est audible, entendable, compréhensible.
En effet, cela permet de parler concrètement avec les bonnes personnes sur les vraies problématiques de transformations/évolutions de leurs métiers. Bien outillé, le principe de capacité est un excellent vecteur de communication et d’aide à la décision.
Les capacités permettent d’avoir une meilleure perception des activités de l’entreprise, d’avoir une meilleure communication entre métier et DSI et donc d’améliorer l’efficacité des stratégies d’Entreprise. Plutôt que de partir sur une approche traditionnelle basée sur l’établissement d’un POS, nous conseillons d’aller au-delà en utilisant les capacités.
Note: Cet article est le fruit d'échanges qui ont eu lieu lors d'une réunion du "Club des Utilisateurs Obeo SmartEA et ArchiMate", un groupe de travail qui réunit les clients et partenaires de Obeo utilisateurs du standard de modélisation ArchiMate avec la solution Obeo SmartEA. Ce groupe de travail a pour objectif de partager et de formaliser les bonnes pratiques de modélisation d'une architecture d'entreprise avec le standard ArchiMate.
Pour plus d'informations sur le "Club des Utilisateurs Obeo SmartEA et ArchiMate", merci de contacter Pierre-Laurent Dugré
