Comment faire collaborer efficacement différents services
à la définition d'une organisation optimale d'entreprise ?
Pour réaliser ses objectifs stratégiques, une entreprise est fréquemment obligée de s’adapter en modifiant son organisation. Or à chaque changement d’organisation, elle prend le risque que ses objectifs métiers ne soient plus alignés avec les composantes des systèmes d'information. Pour garantir cet alignement, elle doit pouvoir partager en interne une vision commune des organisations actuelles et futures de l'entreprise.
La démarche d'Architecture d'Entreprise est une réponse à ce besoin en fournissant un cadre d'architecture de référence qui supporte les projets de transformation des entreprises.
Mais la réussite de cette démarche repose sur la bonne collaboration des parties prenantes concernées : architectes d’entreprise, responsables métier, architectes applicatifs, responsables des infrastructures techniques, etc. Chacun de ces intervenants doit pouvoir contribuer des informations relatives à son domaine de responsabilité et les partager avec d’autres personnes dans l’entreprise. La collaboration autour des projets de transformation de l’entreprise passe ainsi d’un mode en silos isolés à un mode de co-construction. Ces échanges de données mettent en jeu deux actions : la production de l’information ainsi que sa consultation.
Si l’on souhaite encourager cette démarche collaborative, il faut fournir à l’ensemble de ces acteurs un outil capable d’adresser efficacement ces deux types d’opération.
Une approche « référentiel »
Pour permettre le partage d’un même ensemble d’informations entre plusieurs acteurs susceptibles de les modifier, il devient nécessaire de recourir à un un système de type “référentiel”. Cette approche consiste à centraliser les informations en un seul et même endroit, et à conditionner les accès (lecture, écriture, analyse, …) en fonction des rôles de chacun des utilisateurs.
La centralisation des données facilite leur accès en fixant un point d’entrée unique et stable. Quel que soit l’utilisateur et le type de donnée à traiter, l’édition et la consultation s’effectuent au travers de ce point d’entrée. Ce système permet de limiter la redondance des informations en diminuant le nombre potentiel de sources de données différentes, ce qui facilite leur gestion dans le temps et donc leur fiabilité.
Car un des enjeux majeurs d’une démarche d’Architecture d’Entreprise repose sur la qualité des données contenues dans le référentiel. En effet ce sont elles qui doivent aider à comprendre rapidement un existant, à évaluer de manière fiable les impacts des changements à venir et à élaborer efficacement les trajectoires de transformation pertinentes.
Qui de mieux placé qu’un DAF pour décrire le processus de gestion de la paie ? Qu’un DRH pour décrire les rôles et fonctions des différents acteurs de l’entreprise ? Qu’un DSI pour décrire le schéma directeur pour faire évaluer son infrastructure informatique vers le cloud ? Il est essentiel de laisser à ces acteurs la possibilité de renseigner eux mêmes les données qui les concernent en abaissant aux maximum la complexité d’accès à ce type d'information.
Un référentiel doit donc permettre à plusieurs acteurs de consulter les mêmes données simultanément. Mais il doit également gérer la création et la mise à jour de ces données en parallèle.
Les écueils des stratégies de collaboration
Or, garantir un travail collaboratif sans perte de données et qui assure la cohérence du référentiel nécessite la mise en place d’une stratégie d’édition adaptée.
La stratégie la plus immédiate est celle que l’on qualifie “d’optimiste”. Dans cette approche, tous les utilisateurs peuvent modifier sans contrainte les données auxquelles ils ont accès. Cela mène dans la plupart des cas à des conflits lorsque deux utilisateurs modifient la même donnée au même moment. Il y a clairement un risque de perte de données dans cette situation où le dernier à sauver risque d’écraser les modifications effectuées par son collègue. Il faut donc régulièrement procéder à des fusions de données et procéder à des arbitrages pour résoudre les conflits.
Ce travail peut se révéler tellement complexe et fastidieux qu’il décourage nombre d’acteurs de l’entreprise de renseigner leurs informations stratégiques. En particulier les directions métiers pour lesquelles ce mode de travail peut être considéré comme trop technique. L’information n’est alors plus maintenue que par une poignée d’experts qui font office d’intermédiaires pour interviewer les “sachants”. La collaboration s’en trouve freinée et l’implication directe des différents services réduite. De plus, cette technique est source d’erreurs : elle nécessite la mise en place d’une gouvernance claire, dédiée à la gestion des accès concurrents, ce qui alourdit le processus de mise à jour du référentiel.
Pour éviter d’avoir à résoudre ces conflits, une autre stratégie, qualifiée cette fois-ci de “pessimiste”, impose aux utilisateurs de réserver les données qu’ils s'apprêtent à modifier. Cette stratégie évite les conflits ou les pertes de données par écrasement. Elle a cependant pour inconvénient d’alourdir le processus de mise à jour du référentiel en imposant aux utilisateurs des actions de réservation et de libération explicites des données. Elle peut également mener à des contentions si les utilisateurs réservent des portions de référentiel trop importantes ou les retiennent sur une trop longue période.
Bien que plus sécurisée et garantissant une meilleure qualité des données, cette stratégie de collaboration est plus intrusive et reste un frein à une mise à jour régulière du référentiel.
Vers une collaboration plus fluide
Les écueils décrits précédemment dessinent en creux les propriétés nécessaires à une édition collaborative plus fluide dans un référentiel d’Architecture d’Entreprise.
Ce type d’édition doit être avant tout sécurisé en prévenant de la perte de données (par écrasement par exemple) ou de conflits. Elle doit cependant éviter les contentions en limitant les cas où un utilisateur doit attendre pour alimenter le référentiel. Elle doit enfin être peu intrusive dans le processus de modélisation en nécessitant le moins d’intervention possible de la part de l’utilisateur : celui ci doit être en mesure de comprendre naturellement son fonctionnement, avec le minimum de formation préalable.
C’est ce que propose Obeo SmartEA en apportant une stratégie innovante pour répondre à ce besoin.
Celle-ci est mise en oeuvre de manière implicite, sans intervention de l’utilisateur. Au fur et à mesure des modifications qui sont effectuées, Obeo SmartEA pose automatiquement des verrous sur les éléments modifiés au profit de l’utilisateur. Les autres utilisateurs connectés au référentiel voient alors ces verrous apparaître dans leur environnement de modélisation et ne peuvent modifier les objets concernés. Dès que l’auteur des changements valide et enregistre son travail, les verrous sont automatiquement levés et Obeo SmartEA propage les changements auprès de tous les utilisateurs. Ceux-ci se retrouvent donc avec une représentation à jour du référentiel d’architecture et avec la possibilité de modifier à leur tour les éléments auparavant verrouillés.
Ce système de verrous sécurise la mise à jour des informations en prévenant les conflits et les écrasements de données. Les verrous sont posés à un grain très fin (à l’échelle de l’élément) ce qui évite les phénomènes de contention en ne bloquant que les parties du référentiel réellement impactées par l’utilisateur. Enfin, le côté automatique du système rend la stratégie facile à mettre en oeuvre et intuitive. Les utilisateurs n’ont pas besoin d’en avoir conscience pour réaliser leurs travaux sur le référentiel. Surtout, les données qui leur sont accessibles sont régulièrement et automatiquement maintenues à jour, tout au long de leur cycle de vie dans le référentiel.
Mieux collaborer pour diffuser une information de meilleure qualité
Nous venons de voir l’importance de la stratégie de collaboration des utilisateurs pour le référentiel d’Architecture d’Entreprise. Plus celle-ci est efficace, plus les utilisateurs sont invités à y contribuer. Ceci permet étape après étape de construire une base riche et pertinente pour servir le projet d’Architecture d’Entreprise.
Ce référentiel constitué de données fiables, consolidées par les interventions régulières des principales parties prenantes, est un excellent support pour la diffusion plus large de ces données auprès des autres équipes concernées par les transformations en cours.
L’entreprise étant libre de définir à qui elle diffuse ces informations, elle peut même choisir de les diffuser à tous ses salariés, leur permettant ainsi de mieux se retrouver dans l’organisation actuellement en place, mais également de mieux comprendre les choix ayant motivés les transformations. Qui n’a jamais subit une ré-organisation sans en comprendre les raisons, les objectifs et les modalités ? En mettant en place une approche collaborative, toutes les personnes dans l’entreprise, du directeur de filiale jusqu’au technicien, se sentent concernées et peuvent adhérer au projet d’entreprise. Gageons que la diffusion de l’Architecture d’Entreprise à large échelle dans l’entreprise est un moyen efficace pour sensibiliser tous les collaborateurs à la manière dont celle ci évolue pour répondre au mieux à la vision de ses dirigeants.
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